Email의 올바른 사용 방법 (활용편)

Email은 회사내의 공식적인 의사소통 수단 중 한가지이고 경우에 따라서 법적

효력도 인정되는 업무상 중요한 기록 장치이다.

Email은 본인의 의사와 입장을 글로 정리해 타인에게 송달하는 문서이므로

명료한 의미전달이 될 수 있도록 신중하게 작성한다.  Email을 받는 사람도 보낸

사람이 신중하게 작성했다는 사실을 염두에 두고 보낸 사람의 의사를 정확히

파악하기 위해 email 내용을 면밀히 읽고 이해하려는 태도가 필요하다.

 

Email에서 받는 사람 (to), 참조 (cc), 숨은 참조 (bcc) 및 회신 (Re)과 전달

(Fw)에 대한 정의와 활용방법에 대해서 다음과 같이 알아본다.

 

받는 사람 (to) : 해당 email이 직접 전달되는 1명 이상의 사람이며 email에

보낸 사람의 요청사항이 있을 경우 이에 대한 조치를 직접 수행 할 사람

 

참조 (cc, carbon copy) : 해당 email을 공유 할 사람(들)

- 실무자를 to에 넣고 해당 실무자의 부서장 등을 cc에 넣어 실무자가 별도

보고를 하지 않아도 부서장이 내용을 파악 할 수 있으며, 해당 email에 대한

조치에 대해서 부서장에게도 간접적인 책임을 줄 수 있는 방법

- 본인의 email을 받는 사람 이외에 타부서의 다른 사람들과 공유하고자 할 때

사용.  단, 해당 내용과 무관한 사람들까지 무분별하게 cc에 넣는 것은 해당

email의 중요성과 목적을 모호하게 할 수 있으니 주의

- Email을 많이 받고 처리해야 하는 사람들 중에는 본인 이름이 to에 없고

cc에만 있는 경우 해당 email을 읽지 않고 자동삭제 하는 사람들도 있음

 

숨은 참조 (bcc, blind carbon copy) : 보내는 사람이 to 나 cc에 있는 사람들

모르게 내용을 공유하고 싶은 사람(들)

- 본인의 상관이나 "갑"거래처에게 보내면서 본인의 팀원에게 동시에 공유해야

할 필요가 있지만 본인의 상관이나 "갑"거래처에게 cc에 넣은 여러 이름들을

보여주는 것이 어색할 경우 사용

- 보내고 해당 email을 보낸 편지함에서 찾아 공유할 사람들에게 별도 전달 하는

방법도 있음

- 받는 사람들이 해당 email을 누가 받았는지 서로 모르게 할 필요 있을 경우

받는 사람을 to에 넣지 않고 모두 bcc에 넣을 수 있음. 예) 결혼 청첩장

 

회신 (Re, Reply) : to에 있었던 사람이 email을 보낸 사람과 cc에 있는 모든

사람에게 회신하거나 cc에 있었던 사람이 email의 내용에 대한 본인의 피드백을

공유하고자 할 경우

- 보낸 사람에게 email 내용에 대해서 질문을 할 경우만 보낸 사람에게 회신을

하고 이 경우를 제외하고는 보낸 사람이 cc에 넣은 모든 사람들에게 전체 회신

하는 것이 해당 email의 진행 사항을 알릴 수 있는 방법

 

전달 (Fw, Forward) : to/cc/bcc에 있었던 사람들 이외에 제3자에게 메일을 전달

할 때 사용.  to가 비어 있어 받는 사람의 email 주소를 다시 넣어야 함.